Elektronische Personalakte – datenschutzgerechte Entsorgung der Papierpersonalakten der Beamten
Rund neun Jahre nach der Einführung der elektronischen Personalakte (ePersA) und vier Jahre nach der datenschutzgerechten Entsorgung der Papierpersonalakten der Arbeitnehmer der Deutschen Telekm AG steht nun der letzte Schritt an, die datenschutzgerechte Entsorgung der Papierpersonalakten der Beamten. Das Verfahren ist mit dem Konzernbetriebsrat (KBR) und dem Konzerndatenschutz (GPR) abgestimmt. In diesem Zusammenhang möchten wir Ihnen die Thematik rund um die Personalakte noch einmal kurz erläutern.
Sicherheit der elektronischen Personalakte (ePersA)
Die Anforderungen des Datenschutzes und der Datensicherheit sind erfüllt. Die Dokumente werden mit modernsten Verfahren gescannt und mit der "Qualifizierten elektronischen Signatur" gemäß Signaturgesetz versehen, die eine Prüfung der Originalität des jeweiligen Dokuments ermöglicht. Diese Vorgehensweise wurde durch unabhängige Wirtschaftsprüfer bestätigt. Auch im 24. Tätigkeitsberichts 2011-2012 des BfDI (Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit) wird die Deutsche Telekom im Zusammenhang mit der ePersA lobend erwähnt. Vom BfDI sind wir auch aufgefordert die Papierakten der Beamten der datenschutzgerechte Entsorgung zuzuführen, da es rechtlich gesehen kein Nebeneinander einer Papier- und elektronischen Personalakte geben darf.
Auch für den Katastrophenfall wurde durch die Doppelung der Systeme und Unterbringung in verschiedenen Brandabschnitten/Rechenzentren vorgesorgt. So ist die elektronische Personalakte sicherer als es die Papierakte je war.
Zugriff auf die ePersA
Der Zugriff der HR-Aufgabenbereiche auf Ihre ePersA wird durch ein umfangreiches Berechtigungskonzept auf das notwendige Maß eingeschränkt. Das Berechtigungskonzept wurde gemeinsam mit dem Konzernbetriebsrat und dem Konzerndatenschutz erstellt. Alle Zugriffe auf die ePersA werden für sechs Monate protokolliert.
Umfang der datenschutzgerechten Entsorgung
Im Rahmen des Projekts ePersA wurden alle Personalakten der zum jeweiligen Scantermin aktiven Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Konzerneinheiten gescannt und der ePersA zugeführt. Die eingescannten Papierpersonalakten der Beamten werden nun datenschutzkonform entsorgt.
Die Personalakten von bisher ausgeschiedenen Beamten werden weiterhin im zentralen Personalaktenlager in Papierform entsprechend der rechtlichen Vorschriften aufbewahrt.
Die datenschutzkonforme Entsorgung wird ab dem 1. November 2015 durchgeführt.
Anforderung von Originalen
In der Vergangenheit könnte es durchaus vorgekommen sein, dass Sie wichtige persönliche Dokumente im Original (zum Beispiel Diplom) an die HR Business Services gesandt haben und diese dringend wieder benötigen. Daher haben Sie einmalig die Möglichkeit nur diese wichtigen, persönlichen Originaldokument, die sie vor 2008 an den HBS gesandt haben, bis zum 30. September 2015 anzufordern. Zum Start des notwendigen Auftrages wenden Sie sich bitte an den HR-Kundenservice für Mitarbeiter unter 0800 330 2500.
Aushändigung der Papierpersonalakte
Eine Aushändigung der Papierpersonalakte ist aus rechtlichen Gründen nicht möglich. Die Personalakte ist Eigentum des Dienstherren und ist ein Instrument zum Zwecke der Personalverwaltung. Sie unterliegt einer besonderen Vertraulichkeit und ist vor unbefugter Einsicht zu schützen. Dieser Schutz konkretisiert sich in den Regelungen des Bundesbeamtengesetzes (§ 106-115 BBG). So hat der Beamte selbst nur ein Einsichtsrecht (§ 110 BBG) in seine vollständige Personalakte, jedoch keinen Abgabe- oder Eigentumsanspruch gegenüber seinem Dienstherrn.