Meetings: Sieben Tipps für bessere Besprechungen

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Zu viele Teilnehmer, keine Agenda, fehlende Nachbereitung: Meetings sind oft Zeitverschwendung – dieses Gefühl teilen Management und Beschäftigte vieler Unternehmen. Trotzdem gibt es keine Alternative: Wenn wir in Konzernen wie der Deutschen Telekom AG etwas verändern wollen, müssen wir miteinander sprechen. Sieben Tipps, wie Sie Ihre Besprechungen effizienter gestalten.

Fünf Leute im Business Outfit, die in einer Reihe an einem Tisch sitzen und gelangweilt und müde wirken.

Schlechte Meetings sind einschläfernd – aber leider eher die Regel als die Ausnahme

Rund 15 Prozent oder umgerechnet einen von sieben Arbeitstagen: So viel Zeit verbringt die gesamte Belegschaft eines Unternehmens im Schnitt mit Besprechungen. Im gehobenen und Top-Management eines Großkonzerns, wo die Beraterinnen und Berater des Center for Strategic Projects unterwegs sind, fällt dieser Prozentsatz normalerweise deutlich höher aus. Gleichzeitig halten jedoch 35 Prozent der Beschäftigten Meetings für pure Zeitverschwendung, hat das Marktforschungsunternehmens Harris im Auftrag des kalifornischen Softwareanbieters Clarizen herausgefunden. Acht Prozent der Amerikaner zögen einem Meeting sogar eine Wurzelbehandlung beim Zahnarzt vor.

Woran die Abneigung liegt? An uns. An mangelnder oder falscher Vorbereitung. An zu vielen Teilnehmern, der falschen Methodik, fehlender Zielsetzung und schwammigen Vereinbarungen am Ende einer solchen Zusammenkunft.

Viele Folien machen kein Meeting

Seit sechs Jahren arbeite ich in der Beratung. Aus dieser Rolle heraus organisiere ich täglich zwei kürzere bis mittellange Besprechungen mit vier, fünf Teilnehmern, dazu kommen wöchentlich zwei bis drei längere Meetings in größerem Kreis. Eigentlich also Daily Business, aber zugegeben: Auch ich habe Meetings in den Sand gesetzt, Kollegen gelangweilt und es nicht geschafft, relevante Ergebnisse und Entscheidungen zu ermöglichen. Ich erinnere mich da an das Kick-off-Meeting für ein Projekt, das ich als Projektleiter moderiert – und vergeigt – habe. Meine Aufgabe schien ganz einfach: Ein gemeinsames Verständnis für die Ziele und Aufgaben schaffen. Kein Problem, dachte ich mir und habe am Abend zuvor bestehende Folien neu zusammengewürfelt. Ziemlich fix habe ich mir so eine Story, Struktur und Argumentation zusammengeklebt. Am nächsten Tag habe ich dann stur mein Programm abgespult. Die Folge: Ich redete am Bedarf vorbei, gegen eine Wand aus leeren Gesichtern. Keiner stellte auch nur eine einzige Frage. An eine Diskussion war gar nicht zu denken. Das ist mir heute noch peinlich.

Keiner wird als Meeting-Experte geboren

Solche Erfahrungen möchten wir unseren Nachwuchsberaterinnen und -beratern gerne ersparen. Daher üben sie sich in den ersten beiden Jahren sehr gezielt in der Kunst der Konferenz. Wir geben ihnen dafür die notwendige Zeit und Hilfe. Sie bekommen Trainings und Tipps von erfahrenen Kolleginnen und Kollegen. Meetings erfolgreich vorbereiten, durchführen und nachbereiten – das lässt sich nämlich lernen. Für uns ist diese Fähigkeit so elementar wie für den Informatiker das Programmieren. Denn wir Berater werden daran gemessen, dass wir Meetings erfolgreich organisieren – und anschließend die verschiedenen Beteiligten so steuern können, dass wir das vereinbarte Ziel nicht nur formal, sondern wirklich erreichen.

Ich weiß aus Erfahrung: Das ist alles andere als leicht. Aber es gibt einige Grundregeln, mit denen Sie verhindern können, dass Ihre Meeting-Teilnehmer während der Besprechung nur Nachrichten lesen (machen laut einer BITKOM-Umfrage 67 Prozent) oder gar online shoppen gehen – (immerhin noch sechs Prozent).

1. Nehmen Sie sich Zeit zur Vorbereitung eines Meetings

Machen Sie sich zunächst klar, was Sie mit dem Meeting erreichen wollen. Wer das nicht formulieren kann, stiehlt anderen nur die Zeit. Bereiten Sie eine Agenda vor. Stellen Sie diese eine Woche vor dem Termin allen Beteiligten zur Verfügung. Informieren Sie die Teilnehmer, worüber Sie sprechen wollen, damit sich diese vorbereiten können und während des Meetings nicht überfallen fühlen. Sammeln Sie Informationen, die Sie vorab zur Verfügung stellen können. Sie merken schon: Wer sich erst am Abend vor dem Termin vorbereitet, ist definitiv zu spät dran. Steht ein wichtiges Meeting an, sollten Sie sich bereits drei Wochen zuvor erste Gedanken machen. Rechnen Sie mit zwei bis drei Arbeitstagen, um sich über Methodik, Botschaften und Ziele Gedanken zu machen. Verabreden Sie sich mit den wichtigsten Stakeholdern zu einem ersten Austausch. So erfahren Sie rechtzeitig, ob Sie im Meeting mit Kritikern und Quertreibern rechnen müssen und können sich auf deren Einwände vorbereiten

2. Laden Sie die richtigen Teilnehmer ein

Laut der Harris-Analyse verlieren Beschäftigte weltweit im Schnitt 4,5 Stunden pro Woche, weil sie an Besprechungen teilnehmen müssen, die für ihre Arbeit keine Bedeutung haben. Daher mein Tipp: Laden Sie nur die Kolleginnen und Kollegen ein, die für Ihr Thema relevant sind. Halten Sie den Teilnehmerkreis so klein wie möglich. Denn stille Beobachter, oder im schlimmsten Fall „Besserwisser von der Zuschauertribüne“ lähmen ein Treffen. Einer Ihrer Wunschteilnehmer kann leider nicht teilnehmen? Dann muss ein Vertreter her. Aber stellen Sie klar, dass Termine nicht einfach weitergeleitet und Teilnehmerkreise vergrößert werden dürfen. Sie wollen eine Diskussion, keine Hörsaalatmosphäre. Wenn wichtige Teilnehmer nicht vor Ort mit dabei sein können, nutzen Sie ggf. eine Videokonferenz – das funktioniert in der Regel deutlich besserer als die anonyme WebEx-Konferenz.  

3. Planen Sie den Veränderungsweg sehr genau

Als interne Berater haben wir es vor allem mit Veränderungsprojekten zu tun – vor allem im Rahmen der digitalen Transformation unseres Unternehmens. Vor dem Treffen sollten sie den Veränderungsweg für die Teilnehmer in kleine Etappen zerlegen. Fragen Sie im Vorfeld ab, wer wo steht, wer welche Informationen beschaffen kann und welche Aufgaben erfüllt werden müssen. Damit alle das, was die Teilnehmer beschlossen haben, anschließend auch umsetzen, sollten Sie einen der Teilnehmer mit einem Protokoll beauftragen.

4. Setzen Sie eine Zeitvorgabe

Laden Sie die Beteiligten frühzeitig ein. Schätzen Sie die benötigte Zeit realistisch ein – und spendieren Sie einen Zeitpuffer. Falls das Meeting früher endet, sind alle froh. Aber nichts ist ärgerlicher als ein Meeting, das deutlich überzogen wird oder vor einem Ergebnis enden muss, weil keiner mehr Zeit hat.

Ein junger Mann, der vor eine Gruppe von vier Leuten eine Präsentation ohne PowerPoint hält und dabei mit der Gruppe interagiert

Wir neigen dazu, uns hinter unseren PowerPoint Folien zu verstecken anstatt zu interagieren – frei zu präsentieren erfordert Mut und Übung.

5.Verbannen Sie PowerPoint

Wer nur zuhört, hört irgendwann nicht mehr zu, sondern dämmert weg. Wenn Sie wissen, worüber Sie reden, brauchen Sie keine PowerPoint-Präsentation als Spickzettel. Mit dem Meeting wollen Sie keine Informationen verteilen – das sollten Sie schon im Vorfeld erledigen – sondern eine Diskussion in Gang setzen. Im Center for Strategic Projects haben wir dabei gute Erfahrungen mit Gruppenarbeit, Abstimmungen oder Brainwriting gemacht. Bei letzterem notieren alle Teilnehmer ihre eigenen Ideen. Dann wird zusammengelegt, diskutiert und gemeinsam weiterentwickelt. Meetings leben nun mal davon, dass alle Beteiligten aktiv sind. Uns so schaffen Sie Erkenntnisgewinn, genau das, worum es gehen sollte.

6. Bleiben Sie flexibel

Sie haben Ihr Meeting durchgeplant, sich eine innovative Methodik überlegt? Super! Und es ist dennoch nicht ganz unwahrscheinlich, dass Sie Ihren Plan nicht wie gewünscht durchziehen können, weil plötzlich ernsthafte Widerstände auftauchen,  es an der Akzeptanz im Team fehlt oder Sie sich die falschen Ziele gesetzt haben. Dann heißt es: flexibel reagieren. Leider gibt es dafür kein Patentrezept. Selbst erfahrene Kolleginnen und Kollegen fordert das immer wieder neu heraus. Mein Tipp: Schneiden Sie den Elefanten in Teile. Prüfen Sie Schritt für Schritt, welchen Zwischenergebnissen die Beteiligten noch zustimmen können. Machen Sie Differenzen klar und verteilen Sie Arbeitsaufträge, um diese zu lösen. Damit es nicht am Ende des Treffens „Zurück auf Los“ heißt.

7. Vom hierarchischen Meeting zum agilen Anstoßen

Viele Beschäftigte der Telekom arbeiten bereits agil. Denn Methoden wie Scrum, Kanban & Co. versprechen mehr Flexibilität, Kreativität und Effizienz. Mit diesen agilen Methoden wird sich aber auch die Meeting-Kultur verändern. Denn agile Teams arbeiten eigenverantwortlich, Hierarchien spielen eine immer geringere Rolle. Da sind Meetings mit klassischer Top-Down-Kultur vermutlich bald ebenso obsolet wie Kassettenrekorder im Streaming-Zeitalter.

Im Center for Strategic Projects bereiten wir die jungen Kolleginnen und Kollegen auf diesen Wandel vor. Unsere Nachwuchsberater lernen in Trainings, wie sie agilen Teams Anstöße geben und Entscheidungsprozesse moderieren können. Sie probieren aus, wie sie den Erfahrungsaustausch zwischen Abteilungen forcieren können – und sie üben sich darin, wie sie am besten alle Beteiligten ins agile Boot holen.

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