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Kein kalter Kaffee

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Zur Abrechnung des Kaffeeverbrauchs mussten die Mitarbeiter von CUP&CINO ihre Kunden bisher regelmäßig telefonisch bitten, die Zählerstände der Kaffeemaschinen abzulesen. Heute sind die Erfassung und Übertragung ins ERP-System vollständig automatisiert. Möglich macht das eine Machine-to-Machine (M2M)-Lösung.

Kaffeemaschinen von CUP&CINO kommen in Gastronomiebetrieben, Tankstellen, Bäckereien, Kinos oder im Büro zum Einsatz. Rund 50 Außendienstmitarbeiter installieren und warten die Maschinen deutschlandweit. Um die verbrauchten Portionen abrechnen zu können, ist in den Maschinen ein Zählwerk integriert. Bis vor Kurzem mussten die Beschäftigten des Kaffeesystemvertriebs noch zum Hörer greifen und den Kunden bitten, die aktuellen Zählerstände aus dem Menü der Maschine auszulesen. Anschließend übertrugen sie die Daten in ihr ERP-System, das die Rechnungen erstellte. „Bei sechs Mitarbeitern in der Rechnungsstelle war das für uns ein erheblicher Zeit- und Kostenaufwand“, erklärt Tanja Nitsch, Vertriebsleiterin bei CUP&CINO. Das Unternehmen suchte deshalb nach einer Lösung, welche die Zählerstände automatisch erfasst und an die Zentrale übermittelt.

Kaffeemaschinen werden umgerüstet

Fündig wurde CUP&CINO bei der Telekom und ihrem IT-Partner Franke & Werner. Dieser entwickelte eine Machine-to-Machine (M2M)-Lösung, welche selbstständig die Zahl der ausgeschenkten Tassen erfasst und an einen Server weiterleitet. Unter M2M verstehen Experten den automatisierten Austausch von Daten zwischen Endgeräten wie Zählern, Maschinen oder Automaten untereinander oder mit einer zentralen Leitstelle. Zunächst testete CUP&CINO die Lösung drei Monate mit einer Kaffeemaschine in der eigenen Unternehmenszentrale. „Die schnelle Datenerfassung und der nahtlose Übergang in unser ERP-System haben uns schon nach kurzer Zeit überzeugt“, erinnert sich Nitsch. Seitdem rüstet der Kaffeesystemvertrieb seine Maschinen sukzessive in der hauseigenen Werkstatt auf. Mittlerweile sind 700 Geräte mit der Lösung ausgestattet. Rund 3.000 weitere sollen in naher Zukunft folgen.

Keine manuelle Fehlerquelle mehr

Jede Kaffeemaschine, die zur Reparatur in die Werkstatt kommt, wird dafür zusätzlich mit einem Mobilfunkmodem einschließlich spezieller Schnittstelle für die Steuerung der Maschine. Die Firmware des Modems hat Franke & Werner gemeinsam mit dem Hersteller der Maschinen den Bedürfnissen von CUP&CINO angepasst. Sobald beispielsweise eine Tasse Cappuccino ausgeschenkt worden ist, sendet das System eine Meldung über das Mobilfunknetz der Telekom an einen Server von Franke & Werner. Die Mitarbeiter von CUP&CINO können über ihr ERP-System direkt auf die Daten zugreifen und unterbrechen die Kunden so nicht mehr bei deren Tagesgeschäft. Auch die Fehlerquote verringert sich, weil die Daten nicht mehr länger manuell eingegeben werden müssen. Das System berechnet zudem, wie viel Füllmaterial der Kunde zu welcher Zeit benötigt. So braucht der Kunde kein großes Lager für die Kaffee und Espressobohnen anlegen. Bei Bedarf werden diese von der Zentrale direkt verschickt.

Fernwartung mit Optimierungspotential

Bisher beschränkt sich die Lösung noch auf das Auslesen der Zählerstände. Theoretisch wäre aber noch mehr möglich. Die Techniker könnten etwa sowohl die Wartung als auch die Konfiguration von Rezepten und Preisen aus der Ferne durchführen. Bisher müssen sie dafür noch vor Ort sein. Für CUP&CINO ist das besonders interessant, weil dadurch weniger Außendiensteinsätze nötig sind. Das Problem besteht im technischen Aufbau der Maschinen. „Wir stehen mit dem Hersteller in Kontakt und hoffen, dass wir unseren Kunden mit einer erweiterten Telematiklösung künftig einen noch besseren Service anbieten können“, betont Nitsch.

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