Gießkanne war gestern

Die Digitalisierung durchdringt unseren Arbeitsalltag. Wie sehr, war selten sichtbarer als in der gegenwärtigen Krise. Unternehmen lassen ihre Mitarbeitenden im Home-Office arbeiten. Präsenzmeetings werden durch digitale Formate ersetzt, die Zusammenarbeit über digitale Kollaboration-Tools gefördert.

Ulrike Volejnik, T-Systems Expertin für neue Formen der Zusammenarbeit, berät Unternehmen beim Thema „Neues Arbeiten“. Wir sprachen mit ihr über die Stärken von New Work.

Die Digitalisierung hat tiefgreifenden Einfluss darauf, wie wir künftig arbeiten werden. Welche gesellschaftlichen Aspekte verändern unsere Arbeitswelt grundlegend? 

Ulrike Volejnik: Wir können heute alles von unterwegs aus erledigen, sei es die Banküberweisung, das Einschalten der Klimaanlage im Auto oder der Fahrkartenkauf: Für alles gibt es eine App. Wir gewöhnen uns immer mehr an eine Lebensweise der ständigen Erreichbarkeit und der permanenten Verfügbarkeit – von uns und von dem, was wir wollen. Diesen Anspruch tragen wir auch in unseren Beruf, wollen anders arbeiten, weg von Routinen und hin zu kreativen Leistungen und Lösungen, die die Produktivität unserer Unternehmen steigern.

Wir wollen anders arbeiten, weg von Routinen und hin zu kreativen Leistungen und Lösungen.

Was ist Neues Arbeiten – auch New Work - genannt?

Ulrike Volejnik: New Work ist immer eine Mischung aus Theorie und Praxis, aus Technologie und Mentalität, aus digitalen Prozessen und IT-Systemen. Vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung sind althergebrachte Arbeitsabläufe zu überdenken. Ziel ist ein zukunftsfähiges Arbeitsumfeld, das langfristig auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens einzahlt. Agiles Arbeiten ist auch ein Geben und Nehmen. Es eröffnet Entscheidungsfreiräume für Mitarbeiter und fordert gleichzeitig ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Selbstorganisation und Disziplin.

„Vom Arbeitgeber- zum Arbeitnehmermarkt“, was bedeutet dies für Unternehmen? 

Ulrike Volejnik: Fachkräfte werden heutzutage heißer umworben denn je. Gleichzeitig – wenn nicht sogar dadurch bedingt – ist eine deutliche Verschiebung hinsichtlich der Ansprüche von Beschäftigten an Ihre Arbeitgeber zu bemerken. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erwarten heutzutage mehr von ihrem Arbeitsplatz als eine 40-Stunden-Woche und ein Gehalt, das die Miete deckt. Die Generation, die jetzt den Arbeitsmarkt erreicht, wünscht sich Flexibilität, Förderung und Freiheit. Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben muss für sie eine gelebte Praxis sein, die vom Arbeitgeber aktiv unterstützt wird. Die Weiterentwicklung und -qualifizierung von Arbeitnehmern sollte als Investition in die Zukunft des Unternehmens verstanden werden. Unternehmen müssen ihre Prozesse aktiv auf diese neuen Gegebenheiten hin ausrichten – technologisch wie auch organisatorisch und unternehmenskulturell. Hierdurch bekommen sie zufriedene, leistungsbereite Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, was sich positiv auf die Wertschöpfung auswirkt.

Die Generation, die jetzt den Arbeitsmarkt erreicht, wünscht sich Flexibilität, Förderung und Freiheit.

Müssen sich Arbeitgeber auf eine schwierige und langwierige Umstellung einstellen? 

Ulrike Volejnik: Nicht unbedingt. Die Digitalisierung hält viele Werkzeuge bereit, die dabei helfen, diesen Prozess enorm zu vereinfachen und zu beschleunigen. Wichtig ist dabei, Rücksicht auf die Bedürfnisse des Geschäfts zu nehmen und individuelle Maßnahmen zu treffen, statt mit der Gießkanne zu kommen. New Work und agiles Arbeiten ist immer unternehmensspezifisch, aber am Ende geht es um die Einstellung gegenüber Veränderungen und die Werkzeuge, die dafür eingesetzt werden.

Welche digitalen Tools helfen der Zusammenarbeit im Unternehmen?

Ulrike Volejnik: Eine Rundum-glücklich-Lösung gibt es leider nicht. Die Digitalisierung bietet jedoch eine ganze Reihe von Werkzeugen und Anwendungen, die die Arbeit erleichtern und intuitiver gestalten. Diese reichen von Anwendungen zur Einrichtung digitaler Arbeitsplätze über standortunabhängige, teamübergreifende Kollaboration-Tools bis hin zu intelligenten Arbeitsplatz-Infrastrukturen. Wichtig ist, dass die Tools oder Apps einfach zu nutzen sind, einen Mehrwert für die Mitarbeiter in ihrem konkreten Arbeitskontext bieten und voll integriert sind.

Wichtig ist, dass die Tools einfach zu nutzen sind und einen Mehrwert für die Mitarbeiter bieten.

Haben Sie ein konkretes Beispiel?

Ulrike Volejnik: Zusammen mit Schwan Cosmetics, Weltmarktführer in der Herstellung von Kosmetikstiften, haben wir eine Augmented-Reality-Lösung entwickelt. Mit ihr lassen sich Reparaturen oder routinemäßige Wartungsarbeiten an komplexen Produktionsmaschinen aus der Ferne unterstützen. Mit Hilfe der Microsoft HoloLens können sich Servicetechniker an Produktionsstandorten überall auf der Welt von Experten aus Deutschland nahezu in Echtzeit über die Schulter schauen lassen. Hierdurch wurde die Kommunikationsqualität zwischen Experten und Servicetechnikern signifikant erhöht.  Gleichzeitig konnten Maschinenstillstandzeiten reduziert und die damit verbundene Liefertermintreue erhöht werden. Zudem spart das Unternehmen rund 90 Prozent der Reisekosten und -zeiten der Technik-Experten aus Deutschland ein.

All diese Maßnahmen erfordern stabile IT-Systeme. Welche Rolle spielen IT-Partner dabei?

Ulrike Volejnik: Neues, digitales Arbeiten wird dann möglich, wenn die dazu notwendigen Systeme und Informationen einfach, rechtskonform und ohne Medienbrüche in die bestehende Arbeitsumgebung der Mitarbeiter integriert werden. Ein einfaches und sicheres Datenmanagement, Möglichkeiten der Prozessautomatisierungen, der mobile Zugriff auf Daten sind nur einige hier zu nennende Anforderungen. Und hierzu ist ein Partner, der umfassende Cloud-Umgebungen bereitstellen kann, natürlich essenziell. Und natürlich Erfahrung mit den technischen und kulturellen Fallstricken hat, die solche Veränderungsprojekte bedeuten können.  Wir erleben in unseren Kundenprojekten, dass wir ein agiles Vorgehen brauchen mit der Einbindung der Anwender und Fachbereiche und der Entwicklung von Prototypen in einer frühen Phase. So sehen wir mit unseren Kunden schnell, ob ein Tool oder automatisierter Prozess die geplante Wirkung auf die strategischen Ziele der Digitalisierung hat.

Es ist nötig, dass Unternehmen schneller und flexibler handeln. Nur so lässt sich Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen.

Am Ende zählt der Erfolg. Lohnen sich Investitionen in die Digitalisierung? 

Bei Projekten rund um Prozess-Automatisierung wird sich der Mehrwert sehr schnell messen lassen. Bei neuen Modellen der Zusammenarbeit und Kulturveränderung werden die Änderungen nicht von heute auf morgen umgesetzt sein. Aus meiner Sicht sind Investitionen in das „Neue Arbeiten“ jetzt zu tätigen. Die Digitalisierung und Globalisierung machen es möglich und gleichzeitig nötig, dass Unternehmen schneller und flexibler handeln. Mit ihren Angeboten können sie individueller auf ihre Kunden eingehen, um langfristig wirtschaftlichen Erfolg zu sichern. Nur so lässt sich Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen. 

Mehr zum digitalen Arbeitsplatz von morgen und wie Unternehmen "Neues Arbeiten" realisieren lesen Sie in unserem Whitepaper. 

Ulrike Volejnikverantwortet die Business Area New Work von T-Systems, die mit rund 500 Mitarbeitern den Digitalen Arbeitsplatz von morgen gestaltet. In dieser Funktion begleitet sie Unternehmen auf ihrem Weg der digitalen Transformation. Sie ist seit 2012 Mitglied der Geschäftsleitung der T-Systems Multimedia Solutions GmbH und Mitautorin des Buchs „Erfolgsfaktor Change Communications“ und weiterer Fachartikel und Vorträge.