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Sarah Dovlo

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Virtual Leadership – wie führen wir empathisch über Distanz?

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Wie führe ich empathisch über Distanz? Wie gelingt es, über Distanz Teamspirit zu entwickeln und zu pflegen? Schon vor Corona arbeiteten mein Team und ich mehrheitlich virtuell zusammen. Im letzten Jahr hat es aber nochmals ganz andere Ausmaße angenommen, neben Onboarding von neuen KollegInnen, haben wir nicht nur kreative Sessions sondern auch Konfliktworkshops virtuell gemeistert - über Grenzen hinweg.

Was macht das Führen über Distanz herausfordernd?

Eine der größten Herausforderung ist bestimmt, dass wir uns „nur“ telefonisch, schriftlich und über Videos verständigen. Dabei fällt ein wichtiger Teil der nonverbalen Kommunikation weg, die Technik spielt uns ab und an auch einen Streich und grade bei kulturellen, sprachlichen Unterschieden ist eine Verständigung online immer noch ein Ticken anspruchsvoller.

Virtuelles Arbeiten macht schneller müde, die Aufmerksamkeitsspanne ist geringer, wenn Calls mehr als eine Stunde dauern ist die Versuchung groß, nebenbei auf dem Handy zu daddeln oder Emails zu beantworten.

Gruppe von zusammengeführten Händen mit einem farbigen Herz angemalt

Virtuell führen und trotzdem Teamspirit leben - eine Herausforderung, nicht nur in Zeiten von Corona.

Es fehlen Zufallsbegegnungen wie der kurze Austausch in der Kaffeeküche und auch der Flurfunk. Informelle Gespräche, die viel zur Teambindung helfen, fallen virtuell aus, wenn man nicht aktiv dafür Zeit einräumt und plant.

Dadurch, dass wir weder Meetingräume noch Orte wechseln müssen sondern uns theoretisch nahtlos von einem Call in den nächsten einwählen können, können wir theoretisch viel mehr in einen Tag an Themen einplanen. Doch wenn ein Gespräch länger geht, dann passiert es mir, dass ich einen ganzen Tag, den 5 Minuten hinterherrenne und von einem Call in den nächsten stresse, ohne durchzuatmen. Es bleibt dann keine Zeit, Meetings nachzubearbeiten oder ein Gespräch zu reflektieren, sauber abzuschließen.

Neue Mitarbeiter onzuboarden über Distanz ohne, dass das Team die Möglichkeit hat, sich live kennenzulernen oder auch Erfolge gebührend zu feiern, langjährige Mitarbeiter gebührend zu verabschieden finde ich schon anspruchsvoll.

Virtuelle Führung – meine Hacks

Gern möchte ich mit euch meine gesammelten Erfahrungen aus der virtuellen Führung teilen, habt ihr weitere Hacks, die das Zusammenarbeiten über Distanz vereinfachen und persönlicher machen?

Kamera immer an: Ich versuche mit dem Team immer Videocalls zu machen, egal ob im Team, in 1o1 oder mit Stakeholdern. Dabei ist meine Kamera immer an, egal ob die Frisur sitzt oder nicht. Es macht die Kommunikation schon so viel einfacher, da ein Kopfschütteln oder Nicken, Lachen sichtbar ist. Auch hilft es mir in Gesprächen zu 100 % präsent zu sein, und nicht nebenbei anderen Dingen nachzugehen. Als ich 2018 bei der Deutschen Telekom startete war ich überrascht wie natürlich und selbstverständlich die meisten Teammitglieder die Kamera eingeschaltet hatten. In der Vergangenheit gehörte schon viel Überzeugungsarbeit meinerseits dazu, dass alle Teamkollegen die Kamera nutzten. Das lohnt sich meiner Erfahrung nach immer, und ein Wechsel braucht manchmal Zeit.

Small Talk einplanen: Da die Kaffeeküche fehlt, bewusst Zeit in Teammeetings und auch 1:1 für Smalltalk einplanen, bspw. sind meine Rücksprachen generell 45 Minuten, davon rechne ich 10 Minuten für Small Talk und den Rest für die eigentliche Rücksprache. Dadurch das der Termin 45 Min ist, habe ich danach 15 Min Puffer für den nächsten Termin.

45 Minuten Regel: Meetings versuche ich grundsätzlich in 30 Minuten bis 45 Minuten abzuhalten, damit mir davor/danach Zeit für die Nachbearbeitung bleibt und ich wirklich gedanklich zu 100% im Termin bin.  

Zeitinseln für Lunch: Sich nicht der Versuchung nicht hinzugeben, den Kalender voll durchzutakten finde ich auch sehr wichtig, neben den 30Min bis 45Min Calls, habe ich beispielsweise durchgängig einen Lunchblocker in meinem Kalender. Den habe ich eingeführt nachdem es mir auch schon passiert ist, dass ich einfach durchgezoomt bin durch den Tag und am Nachmittag feststellte, dass ich noch kein Mittagessen hatte und dementsprechend schlecht gelaunt war.

Dailies: Wir haben seit einem Jahr auch regelmäßige tägliche 15-Minuten-Calls mit denen wir den Tag beginnen, das hilft Emails zu reduzieren und schafft eine gute Teamroutine. Diese Regelmäßigkeit hilft ein Gefühl von Verbindung zu schaffen und auch darin, alle auf dem gleichen Infostand zu halten, was ansonsten mit nur einem wöchentlichen Teamcall nicht zu schaffen ist.

Tools für mehr Teamnähe: Natürlich gibt es auch Tools, die dabei helfen können mehr Nähe im Team zu schaffen. Mit dem kostenlosen Tool FunRetro gelingt es virtuell eine Retroperspektive zu machen, alle können gleichzeitig das Board bearbeiten und neben den Teambildungsfragen, die im Tool selbst kreiert oder ausgewählt werden können, lernen wir immer wieder dazu wie wir unsere Zusammenarbeit und Arbeit als Team verbessern.

Mit dem Online Whiteboard Miro haben wir nicht nur in „normalen Workshops“ zusammen gearbeitet, sondern auch in einem Konfliktworkshop, wo ich beeindruckt war, wie gut uns das Tool geholfen hat unser Team bei schwierigen Themen weiterzubringen. Natürlich kommt es hier immer auch darauf an, wie das Tool eingesetzt wird und die Vorbereitung ist nicht zu unterschätzen.  

Mit Kahoot lassen sich mehrstündige virtuelle Workshops auf spielerische Art und Weise gut unterbrechen und verkürzen, es ist ein Tool bei dem Quizfragen beantworten werden müssen. Schon das Erraten welches Teammitglied hinter welchem Nickname steckt, ist immer wieder witzig.

Trello nützen wir für unser Teammeeting – hier haben wir auch Elemente wie Team Bravos oder Weeks Woes und die Gerüchteküche -neben den Standard-Themen. Jedes Teammitglied hat die Möglichkeit dies vor den Calls schon auszufüllen. Die Moderation des Meetings wechselt jede Woche. So ist jedes Teammitglied mal in der Rolle des Moderators oder des Schreibers.

Ein saisonales Tool, welches sehr gut im Team angekommen ist, ist der virtuelle Adventskalender. Dabei haben wir gemeinsam als Team diesen Kalender erstellt, jedes Teammitglied hat dabei ein Türchen gestaltet mit einem Beitrag.

Der gute alte Postweg: Neben allem virtuellen, nutze ich ab und an auch den normalen Postweg und verschicke Grüße und Nachrichten an Kollegen. Das ist definitiv nochmals ein anderes Zeichen der Wertschätzung als ein einfacher "Daumen hoch" über WhatsApp wenn ein wichtiger Projektschritt geklappt hat.

Was hilft Euch am meisten in der virtuellen Zusammenarbeit oder Führung?
Wie feiert Ihr Erfolge virtuell?
Was denkt Ihr, wie wird sich virtuelle Führung noch entwickeln?

Ich freu mich auf Euer Feedback.

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