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Zeitmanagement und strukturiertes Arbeiten: So funktionierts

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Lisa macht seit 2019 eine Ausbildung zur Kauffrau für Dialogmarketing und ist aktuell im 2. Ausbildungsjahr am Standort München. In ihrer Ausbildung merkte sie schnell, wie wichtig gutes Zeitmanagement ist. Wie sie ihre betrieblichen und ausbildungsbezogenen Aufgaben managt, teilt Lisa mit Euch in diesem Beitrag.


Im Rahmen meiner Ausbildung lerne ich viele neue - zum Teil komplexe - Themen kennen, bei denen ich aktiv mitarbeite. Dabei gibt es Phasen, in denen ich mehrere Aufgaben zeitnah bearbeiten muss, sodass eine gute Struktur für mich sehr wichtig ist. Hier erfahrt Ihr, wie ich meinen Tag organisiere und welche Methoden mir bezüglich des Zeitmanagements helfen. 

Prioritätenliste

Mein erster Tipp ist das Anfertigen einer Prioritätenliste. Damit habt Ihr all Eure Aufgaben fest im Blick und wisst genau, wann Ihr was bearbeiten solltet. Am besten geht Ihr wie folgt vor:

  1. Schreibt alle anstehenden Aufgaben auf einen Zettel. Ich mache das am liebsten händisch. Ihr könnt das aber natürlich auch am PC machen. 
  2. Führt eine ABC-Analyse durch. Teilt dafür die Aufgaben in drei verschiedene Bereiche ein. A-Aufgaben sind wichtig und dringend, das heißt diese sollten als erstes erledigt werden (z.B. Einen Kunden zurückrufen). Danach kommen die B-Aufgaben, welche ebenfalls wichtig, jedoch nicht ganz so dringend sind (z.B. Wochenberichte schreiben). Das Schlusslicht bilden die C-Aufgaben, welche weder besonders wichtig noch dringend sind (z.B. Küche bei Bedarf sauber machen).
  3. Zu guter Letzt könnt Ihr Eure drei Aufgabenbereiche z.B. in Euren Outlook-Kalender einpflegen und schon ist der Arbeitsplan für die nächsten Tage erstellt. 


Eine junge Frau, die auf dem Sofa liegt und an einem Tablet spielt.

Lisa gibt Dir Tipps, um Deinen Arbeitsalltag zu strukturieren © Telekom Picture World 268348

Terminmanagement

Falls Euch mal ungeplante Termine dazwischenkommen, empfehle ich Euch, die „Aufgaben“ Funktion in Outlook zu verwenden. Dort könnt Ihr Eure Aufgaben eintragen und ggf. einer Priorität zuordnen. Ebenso könnt Ihr ein Fälligkeitsdatum und eine Erinnerung festlegen. Wenn Ihr also morgens seht, dass Ihr um 14 Uhr eine kurzfristiges Online-Meeting mit Eurem/r Lernbegleiter*in habt, könnt Ihr ganz einfach die Aufgabe mit Erinnerung (am besten ein paar Minuten vorher) in Outlook eintragen. 

Wichtig für die Zusammenarbeit im Team, vor allem wenn man über verschiedene Standorte hinweg zusammenarbeitet, ist die Pflege des Terminkalenders. Damit auch Das erleichtert es z.B. Euch und Eure Lernbegleiter*innen, einen gemeinsamen Termin für die nächste Rücksprache zu finden. 
 

Feste, wiederkehrende Zeitslots einplanen

Zu guter Letzt mein Geheimtipp: Legt Euch Serientermine an. Zu meiner Ausbildung gehört es auch, regelmäßig Schulungen zu absolvieren. Wann ich diese absolviere, liegt ganz in meiner Hand. Anfangs habe ich die Schulungen einfach zwischendurch gemacht, immer dann, wenn ich Zeit hatte. Wenn ich eine volle Woche hatte, habe ich es nicht geschafft und ich musste die Schulungen nachholen. So etwas könnt Ihr super mit einem Serientermin vermeiden, bei dem Ihr Euch regelmäßig (z. B. jede Woche (oder jeden Tag) zur gleichen Uhrzeit „Lernzeit“ eintragt und diese Zeit für Schulungen oder Lernangebote nutzt. So könnt Ihr die betriebliche Arbeit von den Aufgaben, die von deinem Ausbildungsbetrieb gestellt werden, gut trennen. 

Wie ihr seht, ist gutes Zeitmanagement das A und O für eine strukturierte und durchgeplante Arbeit. Ich hoffe, meine Tipps werden Euch helfen und Ihr könnt dadurch effizienter Arbeiten und Euch dadurch einiges an Stress ersparen. 


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