HR & IT: Dolmetscher gesucht - wie Softwareprojekte gelingen können
Die Digitalisierung von HR ist weiter auf dem Vormarsch. In der Umsetzung ist es jedoch wichtiger denn je, alle Parteien zu Beginn an Bord zu holen. Ansonsten drohen hohe Kosten für das Unternehmen und Frust bei allen Beteiligten.
HR und IT – da liegen doch Welten zwischen. Wer so denkt, verpasst es, Prozesse und Strukturen auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter auszurichten. Denn ähnlich wie die sog. Customer Experience, also das Erlebnis des Kunden in der Interaktion mit dem Unternehmen, elementar ist, sollte bei internen Supportfunktionen wie HR und IT die Employee Experience stets mitgedacht werden. Im Klartext heißt das: Der Mitarbeiter erwartet in der Interaktion mit seinem Unternehmen ebenfalls digitale und einfache Prozesse und Strukturen.
Ein Beispiel: Eine mobile Mitarbeiter-App ist ein wichtiger Baustein der Digitalisierung. Doch in vielen Firmen kritisieren die Mitarbeiter ihre App: Sie finden nicht die gewünschten Services oder die Bedienung ist umständlich. Auch das Management ist verärgert, denn in den Entwicklungsprojekten werden oft weder Zeitrahmen noch Budget eingehalten. Hierdurch leidet oft das Image der beiden Unternehmensfunktionen. So zeigen Studien, dass die IT als Dienstleister betrachtet wird, der Standardservices für das Tagesgeschäft bietet. Ähnlich ist das Image der Personalabteilung: Sie wird häufig noch als reiner Verwalter angesehen, etwa von Gehaltsabrechnungen. Wenn es hier hakt, kommt schnell Ärger auf.
Entwicklungsprojekte erfordern offene Kommunikation
Diese Auffassungen verhindern eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und führen in Entwicklungsprojekten zu mangelhafter Kommunikation. Dieser Faktor ist allerdings entscheidend. In seiner Studie über den Erfolg von Projekten, hebt das Project Management Institute (PMI) hervor, dass 30 Prozent der gescheiterten Firmenprojekte aufgrund mangelhafter Kommunikation nicht zum Erfolg führen, etwa weil potentielle Hürden nicht offen benannt werden.
Dadurch entsteht ein zu optimistischer Blick auf das Entwicklungsprojekt. In oberflächlicher Sicht scheint es leicht lösbar. So gibt es bei HR bereits Prozesse für Urlaubsanträge und Krankmeldungen. Aufträge werden mit einem Ticketing-System vergeben. Die Personalakte ist vorhanden und kann einfach gescannt werden. Ein Product Backlog ist also schnell verfügbar. Anschließend geht es in die Gespräche mit den Sozialpartnern und das Konzept wird realisiert.
Auch auf IT-Seite wirkt der Auftrag vergleichsweise einfach. Personaldaten, Urlaubsanträge und Krankmeldungen werden bereits über IT-Systeme erfasst. Für die Entwicklung einer Mitarbeiter-App gibt es Standard-Frameworks, mit der in kurzer Zeit attraktive Benutzeroberflächen entwickelt werden können. Nun müssen nur noch die vorhandenen Systeme über eine Schnittstelle integriert werden. Schon ist die Mitarbeiter-App fertig.
Einfach wirkende Funktionen sind oft komplex
Diese ersten Vorüberlegungen berücksichtigen jedoch nicht die tatsächlichen Schwierigkeiten auf beiden Seiten. Zum Beispiel ist "Single-Sign-On" (SSO) rasch in das Pflichtenheft aufgenommen, lässt sich aber von der IT nicht so einfach umsetzen. Je größer und verflochtener das Unternehmen, desto schwieriger. So nutzen international arbeitende Konzerne wie die Telekom unterschiedliche HR-Anwendungen, je nach Firmenhistorie und weltweitem Standort. Die Umsetzung von SSO kann durchaus einige Wochen Entwicklungszeit kosten, da die entsprechenden Routinen ausführlich getestet werden müssen.
Umgekehrt fehlt der IT-Organisation der Einblick in die Besonderheiten von HR-Prozessen. So sind für die Mitarbeiter-App Compliance-Aspekte zu berücksichtigen: Datenschutz, Arbeitnehmerrechte und das Betriebsverfassungsgesetz. Der endgültige Funktionsumfang der App wird vom Sozialpartner beeinflusst und vertraglich in einer Betriebsvereinbarung festgelegt. Jede Änderung bedarf einer Aktualisierung der Betriebsvereinbarung und ist deshalb nicht ohne weiteres umzusetzen.
Solche Hürden führen zu Kostensteigerungen und Verzögerungen: Viele Anforderungen bewirken eine aufwändige Programmierung, bisherige HR-Anwendungen müssen aktualisiert oder erweitert werden. Dadurch entstehen verteilte IT-Systeme, die keine Standardsoftware nutzen. Deshalb sind zusätzliche Data Layer notwendig, mit denen eine Kommunikation zwischen den Systemen aufgebaut wird. So steigt auch der Aufwand für die Administration.
Die Spirale der Kostenexplosion durchbrechen
Die Konsequenz: Mit jedem Digitalisierungsprojekt wird die IT-Landschaft der Personalabteilung komplexer und teurer - die Kostenspirale dreht sich weiter. Unternehmen müssen sie dringend durchbrechen. Ein wichtiger Schlüssel dafür ist die Kommunikation zwischen HR und IT. Denn wenn die einzige Schnittstelle zwischen beiden nur ein Pflichtenheft ist, sind Missverständnisse vorprogrammiert.
Deshalb sollte HR die IT Kollegen bereits bei dem Entschluss zur Entwicklung einer Mitarbeiter-App miteinbeziehen und ein übergreifendes Team aufbauen. Idealerweise gehören Softwareentwicklung, HR Experten und der Sozialpartner direkt zum Team, das die App konzipiert. Ein gemeinsam im Team gefülltes Product Backlog hilft dabei Missverständnisse zu vermeiden.
Auf diese Weise erkennen die HR-Experten, welche Auswirkungen ihre Entscheidungen auf die IT haben. Sie blockieren damit nicht unbewusst die Digitalisierung und erzeugen unnötig hohe Kosten. Die IT erhält einen besseren Einblick in die Entscheidungskriterien der Personalabteilung. Sie kann den Betriebsrat über die Komplexität des Softwareprojekts aufklären. Der Sozialpartner wiederum informiert die Entwickler über die Anforderungen des Arbeitsrechts, sodass sie seine Perspektive besser berücksichtigen können. Dadurch wird eine stabile und sinnvolle Digitalisierung von HR-Produkten und -Services möglich.
Missverständnisse zwischen Stakeholdern vermeiden
Die neue Mitarbeiter-App der Telekom ist nach diesem Muster entstanden. „In der Telekom arbeiten IT und HR eng in Teams zusammen, so dass Missverständnisse erst gar nicht entstehen“, betont Christian Niederstrass, der für HR/IT in der Telekom verantwortlich ist. „So haben wir die Lieferfähigkeit von HR verbessert und Produkte & Services in unsere Mitarbeiter-App integriert.“
Durch die enge Zusammenarbeit verstehen alle Stakeholder die Folgen der Entscheidung für oder gegen eine bestimmte technische Lösung. Sie stimmen Abhängigkeiten und Anforderungen untereinander ab und senken dadurch das Kostenrisiko. Durch Beteiligung des Betriebsrats werden kostenaufwändige nachträgliche Änderungen vermieden.
Langfristig verringert sich dadurch in einem Unternehmen die Komplexität der IT-Landschaft. In der Folge sinken auch die IT-Kosten. Die Geschäftsführung hat nun mehr Spielraum für Investitionen in digitale Lösungen für die Mitarbeiter. Sie können Alltagsaufgaben wie Urlaubsanträge oder Spesenabrechnungen rasch und unkompliziert mit dem Smartphone erledigen. Letztlich steigt durch die vereinfachen Prozesse die Mitarbeiterzufriedenheit.
