Duales Studium: Mein Einsatz im Einkauf der Deutschen Telekom
Einen Handyvertrag, den Festnetzanschluss oder auch MagentaTV – als Endkunde können wir das alles ganz einfach bei der Telekom bestellen und einkaufen. Aber hast Du Dich schon mal gefragt, wer das alles im Hintergrund organisiert und wie die Shopping-Liste der Telekom aussieht?
Grundsätzlich gibt es bei der Telekom den strategischen und den operativen Einkauf. Der strategische Einkauf umfasst die analytische Planung und Optimierung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse und damit die Steuerung der Materialkostenentwicklung. Im Rahmen meines dualen Studiums hatte ich die Möglichkeit, im operativen Einkauf der Telekom zu arbeiten. Dieser gehört zur „Deutschen Telekom Services Europe SE“, einem 100%igen Tochterunternehmen der Deutschen Telekom AG. Hier liegt unter anderem die Verantwortung für den internen Einkauf, welcher verschiedenste Produkte für den internen Bedarf des Gesamtkonzerns bestellt.
Was steht auf der Einkaufsliste eines Großkonzerns?
Unsere Einkaufsliste unterscheidet sich wahrscheinlich gar nicht so sehr von Deiner. Wir brauchen Büromaterial, Tastaturen, Headsets, Schreibtische, Bürostühle, Laptops, Smartphones usw., um unsere Mitarbeiter mit einem optimalen Arbeitsplatz ausstatten zu können. Der größte Unterschied hierbei ist natürlich die Menge. In einem Konzern mit ca. 211.000 Mitarbeitern weltweit müssen Büroequipment wie Schreibtische, Bürostühle oder auch Laptops regelmäßig ersetzt und dadurch neu bestellt werden.
Auf der anderen Seite kauft die Telekom selbstverständlich eine Vielzahl weiterer Produkte und Services ein. Darunter fallen z. B. Server und Lizenzen, um das beste deutsche Netz fortlaufend stabil zu halten und nachhaltig zu verbessern. Es werden zusätzlich viele Dienstleistungen benötigt, die von externen Unternehmen angeboten werden.
Ein einfaches Beispiel: Ein Kunde wünscht eine Hausverkabelung mit Glasfasertechnik, um eine schnellere Internetverbindung zu ermöglichen. Hierzu benötigen wir für unseren FTTH (Fibre to the Home, Video) Ausbau eine Tiefbaufirma. Diese verlegt das entsprechende Kabel unterirdisch, verbindet es und verschließt im Nachhinein das geöffnete Loch wieder. Zu diesem Zweck wird eine Drittfirma beauftragt, die über den Einkauf bestellt wird.
Was ist dabei die Aufgabe des Einkaufs?
Um alle Einkäufe zu bündeln und somit z. B. die besten Konditionen zu erzielen, spielt der Einkauf eine sehr wichtige Rolle. Alle Bestellungen innerhalb der Telekom müssen über ihn abgewickelt werden. Die Einkaufsabteilung kontaktiert daraufhin die Firma, verhandelt die Preise und gibt den Auftrag frei. Als Einkäufer benötigt man neben den sozialen Skills im Umgang mit Drittfirmen auch ein gewisses Verhandlungsgeschick. Steht der Preis einmal fest, wird er über eine Unternehmenssoftware von SAP an den entsprechenden Vertragspartner übersendet. Die Nutzung der Software bietet eine gute Möglichkeit in die Bestellsystematik einzusteigen. Vieles funktioniert bereits automatisiert, manches muss jedoch manuell eingestellt und beachtet werden. Technisches Hintergrundwissen ist deshalb von großem Vorteil. Bei anschließenden Fragen z. B. über Lieferdetails bildet der Einkauf die Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und vermittelt.
Digitalisierung im Einkauf
Wer jetzt jedoch denkt, dass der Einkauf altmodisch ist, liegt falsch. Auch hier gibt es zahlreiche Projekte und Themen, die im Rahmen der Digitalisierung und Automatisierung angegangen werden. Zentrale Figur sind dabei sogenannte „FEAs“ (Front-End-Assistant). Einfach ausgedrückt sind das Bots, welche einen User und dessen Klicks simulieren und automatisiert ausführen. So muss der Einkauf Standard-Mails oder Bestellschritte, die immer gleich sind, im System nicht mehr selbst ausführen, sondern hat einen digitalen Helfer, der Arbeitsaufwand einspart. Auch im Bereich Verhandlung gibt es Innovationen, wie unseren Chatroboter „Nelson“. Dieser unterstützt den Einkauf bei internen Prozessen und führt Verhandlungen mit Lieferanten. Die Zeitersparnis, die Bots für alle Einkäufer generieren, ist dabei immens. Darüber hinaus arbeitet Nelson zu jeder Tages- und Nachtzeit – und sogar am Wochenende. Dies sind aber nur einige Beispiele. Der Einkauf arbeitet nachhaltig an der Automatisierung und verbessert sich dadurch kontinuierlich.
Mein Fazit
Nach gut 1,5 Jahren Einkaufserfahrung, kann ich sagen, dass der Bereich Einkauf absolut spannend ist. Neben dem abwechslungsreichen Tagesgeschäft haben mich besonders die Digitalisierungsprojekte immer wieder begeistert und nachhaltig geprägt. Auch wenn es sicherlich seine Zeit dauert bis man in Systeme wie SAP reinkommt, ist es den Aufwand wert. Ich hatte eine tolle Zeit mit vielen netten Kollegen und freue mich auf meine Rückkehr nach meinem Wechselsemester.
